Що Кожен Член Управи Осередку Повинен Знати

0
317

Що кожен член Управи Осередку

Спілки Української Молоді в Америці

повинен знати…

Склад Управи Осередку щороку значно міняється в багатьох Осередках нашої Спілки; в Управу входять нові члени. Буває, що новообрані сумівці часом не є повністю обізнані з обов’язками члена Управи Осередку. Тому, що в кожному Осередку є різні обставини, потреби й своя специфіка, неможливо вичислити детально для кожного Осередку все, що члени Управи повинні знати. Але є ряд адміністративних та організаційних обов’язків та відповідальностей, про які повинна подбати кожна Управа. Управа Осередку повинна полагоджувати ті адміністративні та організаційні справи яких вимагають Статут СУМ, Правильник СУМ, Світова Управа, Крайова Управа, та Загальні Збори свого Осередку. Подаємо тут частковий перелік тих же обов’язків.

– А.Бігун, 2014р.

 Що кожен член Управи Осередку СУМ в Америці повинен знати… 
ЩОРОКУ…
Річні Загальні Збори Осередку
Управа Осередку скликає Річні Загальні Збори Осередку та Батьківського Комітету, раз у кожному календарному році.Чому щороку?

  • Цього вимагає Статут СУМ в Америці (стаття № 75)
  • Річні Збори є вимогою державних законів, особливо коли Осередок є корпорацією (yearly General Meeting).
  • Обрані члени Управи є зобов’язані звітувати про свою діяльність перед членами СУМ, котрі їх обрали.
  • Обрана Управа є зобов’язана здати фінансовий звіт про сумівське майно перед сумівською громадою.
  • Загальні Збори дають можливість застановитися над успіхами праці в Осередку – це є важливе для здоров’я Осередку.

Що треба зробити до Загальних Зборів?

  • Повідомити всіх членів Осередку – не пізніше, як 4 тижні перед датою Зборів, і повідомити Крайову Управу (КУ висилає свого представника на Загальні Збори Осередків).
  • Кожен член Управи є зобов’язаний виготовити та представити індивідуальний звіт.
  • Контрольна Комісія повинна провести контролю всіх діловодств Осередку і представити підсумковий звіт на Загальних Зборах.

Які провідні органи обирають Загальні Збори Осередку?

  • Управу Осередку, Контрольну Комісію, Товариський Суд.
  • Якщо в наступному році відбудеться Крайовий З’їзд, згідно із вимогами Статуту, осередкових делеґатів на З’їзд можуть обрати тільки Загальні Збори Осередку (а не Управа Осередку); тому потрібно відповідне число делегатів обрати на Загальних Зборах Осередку

Що треба зробити після Загальних Зборів?

  • Новообрана Управа повинна усучаснити на банкових рахунках прізвища та підписи довірених осіб.
  • Переважно це є Голова Управи, Фінансовий Референт або Скарбник, та (можливо) інші члени Управи.
  • Усучаснити адреси на списку us-oseredky@cym.org
  • До Крайової Управи (ky-usa@cym.org) вислати список електронних адрес тих членів Управи, котрі повинні одержувати безпосередньо від КУ листування, обіжники і т.п.
  • Переважно до цього переліку входять 2-4 членів Управи – напр. Голова, Булавний, Секретар, або інші члени Управи.
  • Ці члени Управи відповідають за те, щоби пізніше кожночасно надсилати до всіх членів Управи, і до членів осередку, письма від КУ та від інших Осередків.
  • Також треба вислати до КУ перелік фізичних поштових адрес на які КУ повинна висилати повідомлення до Осередку.

Що про Річні Загальні Збори каже Статут?

ХІІ. Загальні Збори Осередку СУМ

75. Загальні Збори Осередку СУМ скликає Управа Осередку кожного календарного року.

76. На випадок потреби або на домагання половини членів Осередку, Управа Осередку або Контрольна Комісія скликає Надзвичайні Загальні Збори.

77. Надзвичайні Загальні Збори може зарядити Контрольна Комісія Осередку чи Крайова Управа у випадку:

а) поважних недотягнень в діях Управи Осередку,

б) переступлення постанов Загальних Зборів Осередку, Крайового З’їзду і доручень Крайової Управи,

в) переступлення Правильника організаційної побудови і Програми СУМ.

78. Програму, час і місце Загальних Зборів Осередку СУМ встановлює Управа Осередку, або Контрольна Комісія Осередку чи Крайова Управа, якщо вони скликають Збори. Управа або Контрольна Комісія повідомляють оголошенням про Загальні Збори чотири тижні перед реченцем їх відбуття.

79. Загальні Збори правосильні при участі половини членів Осередку СУМ.

80. Якщо на Загальні Збори Осередку не прибуде визначена Статутом кількість членів, Збори відбуваються при будь-які кількості членів з одногодинним спізненням.

81. У Загальних Зборах Осередку СУМ беруть участь дійсні члени СУМ, які мають право голосу в усіх справах.

82. Постанови Загальних Зборів Осередку СУМ приймається звичайною більшістю голосів. Рішення в справі ліквідації Осередку та пропозиції до Крайової Управи СУМ про зміну Статуту приймається двома третинами (2/3) голосів.

83. В особливих випадках, як, наприклад при цілковитому занепаді праці Осередку через недіяльність його Управи і браку ініціятиви в Контрольної Комісії, Загальні Збори Осередку може скликати Крайова Управа СУМ з власної ініціятиви, до двох тижнів.

84. До компетенції Загальних Зборів Осередку СУМ належить:

а) вислухати звіти керівних, контрольних і дисциплінарних Органів Осередку та оцінювати роботу уступаючої Управи Осередку;

б) вибрати членів Управи, Контрольної Комісії, Товариського Суду.

в) вибрати делегатів на Крайовий З’їзд СУМ;

г) визначити напрямні діяльности Управи Осередку в рамцях Програми, Статуту та постанов Крайового З’їзду та Пленум СУМ;

ґ) в разі потреби розв’язувати Осередок СУМ;

д) Згідно із параграфами 121 і 125, рішення про розв’язання Осередку і ліквідації його майна вимагає також двох третин (2/3) членів, однак переведення такого рішення можливе тільки тоді, коли це питання стояло у програмі нарад і повідомлено про це два місяці наперед всіх членів Осередку і Крайову Управу.

Підвищення Ступенів та Відзначення
Управа Осередку повинна подбати про підвищення ступенів відповідних членів Осередку чи ВідділуІ-ий та ІІ-ий Ступінь Впорядника

  • Ці ступені здобуває, зазвичай, Старше Юнацтво, за приписами Правильника СУМ (гл. «Ступені Впорядників і Виховників СУМ»)
  • Булава Відділу та Управа Осередку мають подбати, щоби в Осередку юнаки та юначки дотримувалися до приписаних вимог на здобуття Ступенів Впорядника.

І-ий Ступінь надає Управа Осередку

  • Управа Осередку повинна надавати І-ий Ступень тільки після того, що перевірила що кожний кандидат повністю сповнив всі передумови та вимоги на даний Ступень (гл. Правильник СУМ, «Система Ступенів Дружинників СУМ»).

ІІ-ий Ступінь надає КУ СУМ на пропозицію Управи Осередку

  • Управа Осередку повинна подати до КУ пропозицію (на відповідній анкеті) про підвищення окремих членів Осередку. КУ розглядає такі пропозиції, перше в Комісії Підвищень при КУ, тоді на своїх регулярних Засіданнях КУ, і повідомляє Управу Осередку про свої рішення. Цей процес може тривати місяць або довше, але кандидатів можна зголосити до КУ в будь який час.

ІІІ-ій Ступінь надає Крайовий З’їзд СУМ на пропозицію Крайової Управи.

  • Перед Крайовим З’їздом (що відбувається що три роки), Крайова Управа висилає до Управ Осередків анкети оголошення на ІІІ-ій Ступінь і подає реченець, до якого треба зголосити кандидатів.

IV-ий Ступінь надає Світова Управа СУМ на пропозицію Крайової Управи

  • Світова Управа за традицією це робить напередодні Світового Конґресу СУМ (що відбувається що п’ять років). Перед З’їздом Крайова Управа висилає до Управ Осередків анкети оголошення на ІV-ий Ступінь.
Звання «Каменяра»
Управа Осередку повинна подбати про надання відзначення «Каменяра» за довголітню і віддану працю.

  • Правильник СУМ пояснює що таке відзначення «Каменяра», які існують вимоги та передумови.
  • Це відзначення надається за довголітню працю, у випадках де член СУМ не сповняє вимоги на Ступінь Виховника, Суспільника, чи ін., але довголітньою і відданою працею служить СУМ або/і українській спільноті.
Здобуття Ступенів в Юнацтві – Іспити – Перехід в Дружинники
Булава Відділу та Управа Осередку мають подбати про здобуття Ступенів Юнацтва та про перехід юнацтва

  • Про Ступені, гл. у «Правильнику СУМ» розділ «Система Здобуття Ступенів в Юнацтві СУМ».
  • Ступені в Юнацтва можна здобути шляхом Юнацьких іспитів.
  • Булава та Управа повинні подбати:
    • Про всі передумови і вимоги до здобуття Ступенів.
    • Щоби Юнацтво склало відповідні присяги.
    • Про урочистий перехід з Юнацтва у Дружинники.
Членські Вкладки
Управа Осередку повинна кожного року зібрати членські вкладки від своїх членів. Згідно з постановою Крайового З’їзду СУМ в 2011 році:

«XXVІ Крайовий З’їзд СУМ в Америці встановлює кошт членської вкладки кожного члена СУМ, члена Юнацтва та Суменят на терені Америки, в сумі 30 доларів кожного року. Половина цієї суми залишається в касі Управи Осередку (або, у відсутності Осередку, у Булаві Відділу), а половину Управа Осередку передає до каси Крайової Управи. Управа Осередку (або Булава Відділу) зобов’язана щороку передати до КУ СУМ список членів Осередку, разом з призначеною сумою членських вкладок.»

Розчислення з Крайовою Управою повинно відбутися кожного року. В минулому, декотрі Осередки раз на три роки на передодні Крайового З’їзду розраховувалися за кілька років нараз; це уважається незадовільним.

Журнал «Крилаті»
Кожна сумівська сім’я, в якій є Суменята чи Юнацтво, є зобов’язана передплачувати сумівський юнацький журнал «Крилаті».Управа Осередку повинна щороку подбати про збір передплат від кожної сім’ї, і передати загальну суму до каси Крайової Адміністрації журналу «Крилаті». Передплата журналу коштує $30 за один рік (6 чисел журналу-двомісячника).
Фінансові Звіти та Internal Revenue Service
Осередки котрі є корпораціями, або які мають певного рівня доходи, повинні щороку здати річні фінансові звіти до IRS, якщо цього вимагає Internal Revenue Service. Рекомендуємо проконсультуватися з професійним бухгалтером і/або юристом в цій справі. Фінансовий референт КУ може також дати Вам певні інформації про потрібні звіти.
ПОСТІЙНО…
Сумівський Однострій
Управа Осередку повинна подбати щоби члени Осередку мали повний сумівський однострій

  • Однострій носять Суменята, Юнацтво, Дружинники та Сеньйори.
  • Дуже часто по Осередках Дружинники та Сеньйори забувають, що їх зобов’язує однострій СУМ. Тому про це повинна подбати Управа.
  • Кандидати в Юнацтво або Дружинники (під час пробного періоду) носять однострій без жодних відзнак або нашивок, згідно з вимогами Правильника СУМ.
  • Частини до однострою можуть замовляти Управи Осередків або індивідуальні сумівці в Канцелярії Крайової Управи. Пишіть до Секретаря КУ СУМ: ky-usa@cym.org або дзвоніть на ч. тел. +1 212 477 3084.
Правильник СУМ
Кожен член СУМ (а принайменше кожна сумівська сім’я) повинен мати Правильник Спілки Української Молоді.

  • Управа повинна забезпечити набір Правильників СУМ в Осередку, для продажі членам Осередку.
  • Управа Осередку можу замовити примірника Правильника у Канцелярії КУ СУМ. Пишіть до Секретаря КУ СУМ:
    ky-usa@cym.org або дзвоніть на ч. тел. +1 212 477 3084.
Комунікація
Управа Осередку та Булава Відділу повинні проводити безпосередню комунікацію з своїми членами.

  • Членство треба вчасно повідомляти про осередкові та громадські імпрези.
  • До членства Осередку Управа повинна пересилати теж письма та обіжники, отримані від Крайової Управи СУМ.

Управа Осередку, Булава Відділу, та інші організаційні клітини можуть творити електронні адреси на домені cym.org (наприклад chicago@cym.org, detroit-bulava@cym.org, kozaky-choir-passaic@cym.org, riy-vovky-baltimore@cym.org, і т.п.). Про створення електронних скриньок Управа повинна звертатися до Референта СУМнету Крайової Управи.

Юнацтво

Виховники повинні проводити регулярні виховні сходини з юнацтвом – традиційно сходини відбуваються не рідше, як кожного тижня під час навчального року.Осередок повинен активно заохочувати юнацтво ставати учнями Шкіл Українознавства. Осередок повинен активно заохочувати юнацтво брати участь в літніх сумівських таборах.

  • Табори відбуваються на 5 сумівських оселях в США.
    • КУ заохочує юнацтво таборувати на різних оселях, не тільки на «своїй» (найближчій) оселі.
  • Таборувати на сумівських таборах можна теж в Канаді, в Україні та в інших країнах.
    • Інформації про таборування в інших країнах, та рекомендації, можна отримати від Крайової Управи. Пишіть нам за адресою ky-usa@cym.org.
Преса та Соціальні мережі в Інтернеті
Осередки повинні постійно дописувати статті про свою діяльність. Статті в пресі – це важлива форма реклами про нашу Спілку. Дописи повинні висилатися до місцевої української преси (україномовної та англомовної), до американської преси, і до СУМнету та Facebook чи інших соціальних мереж.Рекомендуємо дописувати статті не тільки про осередкові імпрези, але про діяльність роїв та мистецьких чи спортивних одиниць, про табори, про досягнення індивідуальних сумівців або груп сумівців тощо. Відеофільми про Осередок можна виставляти на YouTube або інші відео сайти, і виставляти посилання на Facebook, висилати через імейли тощо. Управа Осередку відповідає за відповідність вмісту статей, фільмів тощо, і за зберігання приватної інформації свого членства. Крайовий Пресовий Референт та Референт СУМнеті завжди готові допомогти осередкам з технічними та іншими питаннями стосовно преси та інформації.
КРАЙОВОГО МАСШТАБУ ОРГАНИ ТА ІМПРЕЗИ…
Пленуми і Крайові З’їзди
Участь представників Осередку є обов’язковою – не тільки одного чи двох “символічних” делегатів, але чисельність яка є приписана в Статуті.

  • Чому? Крайовий З’їзд і Пленум КУ є найвищі законодатні органи СУМ в Америці. Там вирішуються справи, які впливають безпосередньо на членство та життя Осередку. Члени Вашого Осередку мають право на голос в цих форумах, і мають обов’язок спільно вирішувати справи. Якщо недостатня кількість делеґатів від Осередку беруть участь, голос Ваших членів є заглушений і це творить несправедливість всім.

В Крайовому З’їзді, крім Голови та Булавного, участь беруть делегати Осередку. Згідно із вимогами Статуту, цих делеґатів вибирають тільки Загальні Збори Осередку, а не Управа Осередку. Перед кожним Крайовим З’їздом та Пленумом КУ, Управа Осередку має виготовити Осередковий Звіт, і вислати до КУ заздалегідь. Про це кожноразово КУ висилає до всіх Осередків повідомлення, і формуляр. Виповнений звіт є важливим не тільки для того, щоби КУ та інші Осередки знали про сучасний стан Осередку, але має теж архівне значення; Крайова Управа також використовує Осередкові Звіти з минулих пленумів та З’їздів, коли надає Переходовий Прапор. Заохочується Управ Осередків подбати про те, щоби Осередкова каса по мірах можливостей (повністю або частково) покрила для делегатів ті кошти які може (наприклад кошт реєстрації, та/або кошти пов’язані з транспортом або готелями). Тому, що участь цих делегатів зобов’язує Статут Осередку, Осередок повинен допомогти з коштами, пов’язаними з участю в Пленумі, Крайовому З’їзді, чи іншому форумі.

Що про участь у Крайовому З’їзді каже Статут?

29. Участь у Крайовому З’їзді СУМ з правом голосування беруть:

а) члени Крайової Управи, Крайової Контрольної Комісії і Крайового Товариського Суду.

б) делегати, вибрані Загальними Зборами Осередку, у відношенні один делегат на двадцять дійсних членів кандидатів та Суменят;

в) кожній розпочатій двадцятці прислуговує право одного делегата;

г) Осередки, в яких у даному часі бракує вимаганого числа членів, мають також право на одного делегата;

ґ) Голови Управ Осередків і Булавні Відділів Юнацтва;

д) Участь у Крайовому З’їзді СУМ з правом голосування приймають дійсні члени СУМ.

30. Делегати беруть участь в Крайовому З’їзді СУМ особисто:

а) лучення голосів делегатів допускається в межах одного Осередку;

б) якщо Осередки далеко віддалені від місця Крайового З’їзду СУМ і за браком часу та коштів подорожі неспроможні вислати делегатів, їм прислуговує право й обов’язок уповноважити делегатів з інших Осередків через Управи даного Осередку;

в) таке рішення може запасти тільки на Загальних Зборах Осередку, а у виїмкових випадках Управою Осередку, повідомляючи наперед Крайову Управу;

г) один делегат може мати свій голос та лише один уповноважений мандат.

Що про участь у Пленумі КУ каже Статут?

57. До Пленуму входять:

а) Члени Крайової Управи СУМ;

б) Члени Крайової Контрольної Комісії і Крайового Товариського Суду;

в) Члени Крайової Виховної Ради;

г) Духовні опікуни СУМ;

ґ) Діючі Голови всіх Осередків СУМ;

д) Булавні всіх Відділів Юнацтва СУМ;

е) Провідники діючих дружин СУМ.

Крайова Виховна Рада
До Крайової Виховної Ради входять:

  • Голова КВР, обрана Крайовим З’їздом;
  • Особи, яких покликає Крайова Управа;
  • Головні Виховники кожного Відділу Юнацтва на терені Америки.

Управа Осередку та Булава Відділу повинна подбати щоби Головний Виховник брав потсійну та активну участь у КВР (або, якщо не може Головний Виховник, його Заступник або ним призначений виховник). Крайова Виховна Рада відбуває засідання приблизно раз кожного місяця, і члени КВР та Головні Виховники повинні брати участь в цих нарадах, та у всій праці КВР (напр. допомагати виготовляти матеріали для юнацтва; розглядати та усучаснювати підручники, програми, іспити; організувати семінарі, конференції, вишкільні табори тощо).

Семінарі та Конференції Виховників
Крайова Виховна Рада періодично влаштовує Семінарі або Конференції Виховників, де відбувається різного роду обміни думок, презентуються матеріали і цікаві теми, і продовжується вишкільний процес для кожного виховника. Крайова Управа рекомендує, щоби всі виховники хоч раз в році відбули виховний семінар, а особливо ті, які не перейшли повний цикл вишкільних таборів. Рекомендується, що впорядники теж брали участь у цих заходах.
Всеамериканський Маніфестаційний Здвиг СУМ
Кожного року Осередки СУМ беруть участь У Всеамериканському Маніфестаційному Здвизі СУМ, що відбувається в Елленвілі на початку місяця вересня. Сумівці повинні прибути у повних сумівських одностроях, з Осередковими та Відділовими прапорами. КУ щороку заздалегідь висилає повідомлення про Здвиг у формі обіжника, з програмою Здвигу та всіма подробицями.
Для Юнацтва
Управа Осередку, Булава Відділу, і особливо Головний Виховник Осередку повинні подбати про участь юнацтва в наступних заходах:

  • Вишкільні табори. В Америці, іспитові вимоги на ступені впорядника чи виховника втілюються тільки на вишкільних таборах. Тому уважається дуже важливим, щоби старше юнацтво успішно перейшло трирічний цикл вишкільного табору. Останніми роками вишкільні табори відбуваються на оселі «Бескид» у Барабу, і в Елленвілі. Вишкільний табір теж відбувається в Канаді, і ми заохочуємо юнацтво брати участь в вишкільних таборах на різних оселях СУМ. Однак треба зазначити, що крайовий вишкільний табір в Україні не замінює вишкільний табір в Америці (тому, що в Україні вишкільний табір є підготовчим табором для інших таборів; в Україні, цикл виховник семінарів замінює Американський вишкільний табір). Передумовою вишкільного табору є один попередньо відбутий табір у віці старшого юнацтва.
  • Провідницький Семінар. Щороку КУ СУМ влаштовує для Старшого Юнацтва (учнів 11 та 12 класів в американській щоденній школі) Провідницький Семінар, що відбувається у місті Вашингтоні (переважно в Посольстві України). Цей семінар є повністю безкоштовний для юнацтва (КУ покриває кошти реєстрації, харчування і нічлігу в готелю). Щороку в осінні Управа Осередку повинна, на заклик Крайової Управи, подати списки кандидатів, а сам Семінар відбувається переважно в місяці квітні.
  • Обмін Виховників та Впорядників України та США. Кожного року Крайова Управа висилає малу групу (приблизно чотирьох) молодих сумівських виховників (віком від 18 до 25) в Україну на сумівські літні табори. Ці сумівці працюють у ролі виховника на юнацьких таборах (і беруть участь в однотижневому вишкільному таборі в Україні), та обмінюються з виховниками з України та інших країн методами виховання юнацтва. Управа Осередку повинна зголосити кандидатів на Обмін, згідно з інформаціями які КУ висилає щороку до Осередків.
  • Злет Юнацтва. Щороку в місяці травні відбувається Злет Юнацтва, організований Крайовою Управою на Оселі в Елленвілі. Злет — це свято весни, яке складається з конкурсів та змагань індивідуальних юнаків та юначок, а рівночасно між-відділове змагання. На Злеті Відділ, який здобув найкращі висліди стає Першуном Злету. Також виголошується Першуна Старшого Юнацтва та першуна Молодшого Юнацтва. Із сайту СУМ в Америці по Інтернеті можна завантажити Правильник Злету. Кожен Відділ повинен, у відповідний час на заклик КУ СУМ, призначити свого представника до Комісії Злету, до якої входять всі Відділи, і яка працює над стратегічними питаннями стосовно Злету і пропонує зміни чи нові пропозиції Крайовій Управі. Всі Відділи, які беруть участь у Злеті входять до Команди Злету, яка веде підготовку до Злету та переводить Злет в даному році. Кожного року КУ призначує “господаря” Злету — це Відділ, який скликає Команду Злету.
РІЗНЕ…
Прапори
Кожен осередок повинен мати Осередковий Прапор, а кожен Відділ Юнацтва — Відділовий Прапор. Загальні зразки прапорів можна знайти в Правильнику СУМ, а докладні інформації можна отримати від КУ. Рекомендуємо, щоби Осередки або Відділи які збираються шити нові прапори порадилися заздалегідь або з Крайовою Управою, або з іншим Осередком який відносно недавно шив прапори.
Статут, Правильники і т.п.
Кожен член Управи Осередку повинен бути ознайомлений з «Статутом Спілки Української молоді в Америці», і також з «Правильником СУМ». Рекомендуємо періодично перечитувати ці документи і вміти авторитетно відповісти членам свого Осередку на запитання, які стосуються Статуту і Правильника.
Інформація про Осередок чи Відділ
Осередок повинен мати хоч загально-інформаційну сторінку на Інтернеті (тобто на сайті СУМнет), щоби українська молодь могла знайти найближчий Осередок і вписатися в СУМ.Також рекомендуємо інформації про діяльність осередку виставляти на соціальних мережах, якими цікавляться молоді українці.
Співпраця із СУМ в інших країнах
Рішенням Світової Управи СУМ, коли сумівська Оселя, Таборова комісія, Управа Осередку, чи інша клітина СУМ запрошує сумівця з іншої країни на будь який захід СУМ-у (наприклад, у вартості виховника на таборі, тощо), вони повинна це робити тільки через КУ СУМ. Мотивацією такого рішення було запобігти ситуацію, коли з даної країни запрошують виховників чи провідників виїжджати в інші країни, а тоді настає брак осіб щоби провести суміські заходи на тому терені. Традиційно одна КУ звертається до другої КУ з проханням відпустити сумівця(-ку) на даний час в інший терен; тому просимо звертатися до КУ СУМ по таких потребах.
Інші питання
По всіх питаннях, пов’язаних з обов’язками Управи Осередку можна звертатися, за порадами та за дальшою інформацією, до Крайової Управи!